Die Ryf Coiffeur GmbH ist mit rund 120 Filialen eines der führenden Friseurfilialunternehmen in Deutschland. Täglich werden alle Daten über Produktverkäufe, Dienstleistungen und Personal aus den Filialen geladen und zentral auf einem IBM AS/400 Server gespeichert. Die gespeicherten Daten werden von IT-Systemen der verschiedenen Fachabteilungen wie der Buchhaltung und der Personalabteilung benötigt. Die Geschäftsführung und die Vertriebsleiter erhalten Berichte, Statistiken und Analysen über Umsätze, Kosten und Personal.
Das bisherige Berichtswesen basierte auf einer nicht mehr zeitgemäßen Technologie. Berichte und Analysen wurde in ausgedruckter Form weitergereicht oder als PDF via E-Mail an die jeweiligen Verantwortlichen versendet.
Die Geschäftsführung, die Vertriebsleiter und die Fachabteilungen wollten die Berichte und Analysen stetig weiterentwickeln und verbessern. Es sollten aktuelle Berichte und Analysen über alle Informationen wie Umsätze, Personal und Kostenrechnung zur Verfügung stehen.
Das System war diesen neuen Anforderungen technisch nicht gewachsen, etwaige Anpassungen wären zudem mit sehr hohem Aufwand verbunden gewesen, wodurch die Kosten den Nutzen deutlich überstiegen hätten.
Aus dieser Problematik heraus entschied sich die Geschäftsführung für eine Business Intelligence Lösung.
Lösung
In Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, den Vertriebsleitern und den Fachabteilungen wurde eine Business Intelligence Lösung entwickelt, die mehr als die definierten Anforderungen erfüllen konnte. Heute auf täglicher Basis alle Informationen aus dem Kassensystem, sowie Daten aus Personal- und Buchhaltungssystemen extrahiert. Diese Informationen werden in ein zentrales Datawarehouse kopiert und historisch gespeichert.
Zentrale Quelle für Informationen
Das Datawarehouse ist das Fundament des neuen Reporting-Systems. Zusammen wurden maßgeschneiderte Berichte und Analysen konzipiert und implementiert. Diese wurden in ein Intranet eingebettet, daß über den Webbrowser zu jeder Zeit und an jedem Ort erreichbar ist - eine zentrale Quelle für Informationen.
Die Geschäftsführung kann nun in Besprechungen über das neue Management-Informationssystem maßgeschneiderte Analysen und Berichte aufrufen, die über die aktuelle Situation berichten und die Verfolgung der Unternehmensziele ermöglichen. Die Vertriebsleiter und Filialleiter können vor Ort tagesaktuelle Kennzahlen der Filialen einsehen und somit frühzeitiger Probleme erkennen und lösen. Die Fachabteilungen des Service Centers nutzen das neue zentrale Reporting-System für die administrative Arbeit.
Ad-hoc-Analysen
Oft benötigt die Geschäftführung in besonderen Situation und zur Validierung neuer Thesen spezielle Informationen. Durch Ad-hoc-Analysen können erfahrene Anwender die gewünschten Information aus dem Datawarehouse laden und in beliebige Formate, wie Excel, exportieren. Durch die schnelle Bereitstellung dieser Informationen ist es heute möglich, Entscheidungen schneller und fundierter treffen zu können.
Kosteneffiziente Weiterentwicklung
Ebenfalls ermöglichte das neue System eine kosteneffiziente Weiterentwicklung. So wurden im Zuge einer individuellen Finanzplanungs-Lösung Planzahlen in das neue Berichtswesen integriert. Jeder Mitarbeiter wird heute jederzeit über die geplanten Ziele informiert. Dies verbesserte nachhaltig die gesamte Zielausrichtung des Unternehmens.
Ergebnis
Viele Entscheidungen und die alltägliche Arbeit stützen sich heute auf die neue Business Intelligence Lösung. Immer neue Ideen enstehen, welche schnell und kosteneffizient implementiert werden können. So wird unter anderem im Zuge dieses Erfolges die Systeme des schweizer Tochterunternehmens in die neue Lösung integriert.